日本農村医学会学術総会抄録集
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ISSN-L : 1880-1730
第54回日本農村医学会学術総会
セッションID: 1C11
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一般演題
時間外マニュアル作成(事務当直編)
益満 ゆかり河合 尤子河合 初代二橋 佳子中川 忍土井 亜美鈴木 慎吾
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抄録

はじめに〈BR〉 日曜日や夜間などは時間外とはいえ、私たち事務当直者は総務・医事・施設面において広く対応することが求めらる。特に医療費の計算は複雑なルールが多く、医事課職員でも算定に迷ったり、間違えてしまうことがある。今回、事務職員対象に時間外業務へのアンケートをとった結果、特に計算、緊急呼び出しなどに関して不安を持っている人が多いことがわかったため、分かりやすい時間外マニュアルの作成に取り組んだ。〈BR〉方法〈BR〉 計算分野での入力ミスの件数・点数(1か月)を調べたところ、処置、続いて手術時の薬剤算定ミスが目立ち、一か月間に85件、24,030点の算定ミスがあった。金額にすると240,300円にもなった。〈BR〉 事務当直室には各種マニュアルが準備されてはいるが、量も多く、分散しているためどこに何が記載してあるのか把握しにくい状態であった。特に計算に関しては、分かりやすいマニュアルを作ろうとすればするほどその量は膨大となり、検索も難しくなるため、平成12年の新築移転以来抜本的な見直しはされておらず、点数改正のときに追加・修正する程度であった。〈BR〉要因解析をし、総合判定で点数の高いものを最重要課題として取り組み、対策を立てた。まず、算定ミスの再発防止と個人の入力レベルをアップさせるため、時間外診療分の入力内容を毎朝点検し、間違い箇所と正しい入力画面をコピーしたうえで日当直者にマンツーマンの指導を行なった。また、わからなかったこと、困ったことを忘れないうちに記入してもらうよう、専用の用紙を設置・回収し、マニュアルへ反映させた。マニュアルはMicrosoft Wordで作成し、グループウェアを利用することによって、いつでもどこでも確認ができ、随時追加・更新ができるようにした。索引の作成はもちろん、目次、見出しマップ、意見をもとに作成したトラブルシューティングから、項目をクリックすれば該当箇所にジャンプできるようにするなど利便性を考慮し、随所に図・イラストを挿入するなど親しみやすいものを目指した。〈BR〉結果〈BR〉 最初にとったアンケートと同じ内容をマニュアル公開後に全員に再度実施したところ、計算、緊急呼び出し、会計の項目で不安がかなり減少し、件数に関しては84件から52件と38%の減少、点数比較では24,030点から18,189点(25%減少)へ、金額にして58,410円減少させることができた。〈BR〉考察・まとめ〈BR〉 検索しやすいマニュアルがあることによって得られる安心感から入力への不安と入力ミスが減った。また入力ミスを当直者に直接指導することで、計算に対しての意識付けができたのか、当直明け(またはその後)に分からなかったことを聞きに来る光景が増えたことを実感している。しかし、計画段階では項目を絞ったにもかかわらず、どこまでをマニュアルに掲載すべきかの基準を作らなかったため、現場からの要望が強く、多方面に渡るマニュアルにせざるを得ず業務量が増えてしまったことが反省点として挙げられる。〈BR〉 まだ完成版とはいえないため、今後もマニュアルのバージョンアップを図るとともに、入力ミスの再発防止のため、チェックと指導を継続していきたい。また入力方法を教授するだけでなく不明なことや困ったことなど、気兼ねなく相談できる職場環境を目指し、さらにわかりやすい時間外マニュアルづくりを目指していきたい。

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© 2005 一般社団法人 日本農村医学会
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