レコード・マネジメント

記録の不正な扱いによる、内外の企業・官庁等の不祥事の例を取り上げ、記録の不正な扱いを類型化するとともに、組織における倫理確立のための様々な方策について述べた。さらに、組織の倫理と記録管理の係わりについて、ISO15489、コンプライアンス、説明責任、情報公開(デイスクロジャー)、記録管理者の職業倫理等の観点から論じた。

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記録史料として長期的に保存すべき記録を特定するプロセスである「評価選別」をめぐる従来の議論は、記録の生涯を現用、半現用、非現用の3段階に区分する「ライフサイクル」論にその基礎を置いていた。だが近年、電子記録の普及を契機として、記録と記録史料とを区別せずに統一的な実体としてとらえる「記録連続体」論が、ライフサイクルに代わる理論モデルとしてオーストラリアを中心に台頭しつつある。筆者はまず、この理論が登場し発展してきた過程を分析する。特に、同理論の主唱者として重要なアサートンとアップワードの議論を詳しく紹介する。さらに評価選別における記録連続体理論の適用例として、主に機能分析のプロセスに着目しつつ、オーストラリア国立公文書館における事例を検討する。

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本稿で紹介する熊本県本渡市は平成17年1月の近隣1市8町との合併を目指して協議中である。本市は合併に先立ち、平成14年4月に自治体の公文書館としての天草アーカイブズを設置したが、その経過を紹介するなかで、設置を可能にした要因として、首長の指示の徹底、職員の意識改革、外部からの支援の重要性について述べる。また、合併に向けての近隣市町との取り組みの経験から、行政文書の管理のあり方について、文書管理システムのなかにアーカイブズの思想を取り入れることを提案する。

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現在、合併を検討している地方自治体が急増している。2003年4月1日に11市町が合併して誕生した。本論文で取り上げている新制静岡市は、その1つである。新制静岡市は、静岡市と清水市が合併して誕生したものである。合併に伴い組織の構成や事務事業方法が変わる。本論では変わる事務の1つとして文書管理の改革について新制静岡市の事例を中心に他の事例も参照しながら、問題点と解決点を考察する。以下、これまでの市町村合併の歴史と企業における合併を考察し、市町村合併において求められていることを述べる。行政の文書管理について述べ、さいたま市と新制静岡市の事例を述べる。新制静岡市の文書管理に対しての改善を提案し、新制静岡市に対するまとめを述べる。

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