〈緒言〉当院は愛知県尾張北部医療圏に位置する６７８床の二次救急医療機関病院である。当院は同一市内にあった２病院が平成２０年５月統合開院し電子カルテを導入した。現在、１ヶ月に１，７００件を超える書類作成依頼のうち約４８％は電子カルテにて作成が可能となっているが、それ以外のほとんどが手書きにて作成されている。そのため、医師の書類作成は時間外に及ぶことが多く溜まった書類をまとめて記入するなど、本来の診療業務に負担となっているため、書類に掛かる業務の負担軽減と書類の作成期間を短縮する必要性が高まった。
〈方法〉医師の文書作成の負担軽減策として文書作成管理システムを導入する。
この文書作成管理システムの特徴は以下の通り。
(１)約７００種の書式がフォーマット。
(２)属性、病名、入退院日、手術名、術式コード（Ｋコード）等の連携。
(３)前回の入力内容や電子カルテの記載内容の複写・引用機能。
(４)入力必須項目の記載漏れチェック機能。
(５)期限超過した依頼文書の医師別一覧出力。
上記の特徴を最大限に活用できる運用を作成することで書類作成期間の短縮及び問い合わせ件数の減少に繋げる。
そのため、文書管理係として専属で文書管理を行う事務員を５名配属し平成２３年５月９日より文書作成管理システムを本稼動させた。文書管理係は文書作成管理システム出力文書・手書き文書共に入退院日や通院日、病名や術式等の医師以外でも記載可能な部分を下書き入力し、医師は事務の記載部分の確認と空白部分への入力及び完成書類への署名のみとなる。また、システム導入以前に記載のある文書書式のものは過去記載分を事務側にてすべて複写を行い、医師は今回の依頼分に対し加筆・修正を行うだけとなる。
〈結果〉文書作成管理システムの導入により月約１，５００件（約８９％）の文書が電子化された。全体としての効果については今後アンケートを実施し学会時に発表する。
