地方公共団体の出先機関における標準文書保存期間基準（保存期間表）の作成

抄録

　コサイン類似度を用いた文書の同一判定の手法を活用し、地方公共団体の出先機関の各課室が行政文書ファイル管理簿に登録すべき文書の選定や保存期間及び保存期間満了後の措置の設定について検討する際に、同じ業務を所掌する課室の間で共通して参照することができる地方出先機関版の標準文書保存期間基準（保存期間表）を作成した。多くの文書の保存する課室では6～8割、それ以外の課室でも3割程度以上の文書がこの保存期間表に記載されており、これらの文書については同表を参照することで、他の課室における分類状況や文書に付した名称、保存期間等の設定状況を把握できることが分かった。一方、保存期間表に記載した各文書の分類や保存期間等の設定については課題を残した。この課題を解決するためには、現状において複数の分類の観点が混在する分類体系と、これに紐づけて保存期間等を設定する運用形態の改善が必要になる。