共有フォルダ内の電子ファイルを廃棄・選別するための支援機能の提案

抄録

　組織内で利用する共有フォルダ内にレコードスケジュールが定められないまま保存された電子ファイルが蓄積することで、現用の電子ファイルの検索の妨げとなり、共有フォルダの書庫としての利便性が低下している。この問題を解決するため、（1）レコードスケジュールを付与することなく文書のライフサイクルに基づくレコードマネジメントを実現するための電子ファイル保存ルール、（2）共有フォルダ内に残置された非現用ファイルの除去を促すための俯瞰機能、（3）現用ファイル同士が検索の妨げにならないように文書の共有範囲に応じた適切なフォルダ構成の3つの支援機能を提案した。いずれの機能も実際に組織が利用している共有フォルダに適用可能であることを確認するとともに、俯瞰機能が電子ファイルの廃棄・選別の進捗状況の把握にも活用できることが分かった。